Politique de la protection des données personnelles – Partenaires

Que vous soyez étudiant·e, membre du personnel, une organisation extérieure ou un simple visiteur·se, La Rochelle Université est soucieuse de la protection de votre vie privée dans le respect du règlement européen (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 et de la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 modifiée.

La Rochelle Université est attentive à la protection des données personnelles de ses utilisateurs et utilisatrices. Nous pouvons ainsi être amenés à modifier, compléter ou mettre à jour la Politique de protection des données personnelles. Nous vous invitons à consulter régulièrement la dernière version en vigueur, accessible sur notre site.

1.   Objet

La présente politique a pour objet de satisfaire à l’obligation d’information de la Rochelle Université et ainsi de formaliser les droits et les obligations de ses partenaires au regard du traitement de leurs données à caractère personnel.

2.   Types de données collectées

Données non techniques
(selon le cas d’usage)
• Identité et identification (nom, prénom, numéro référence partenaire, raison sociale, code d’identification comptable, numéro SIRET)
• Coordonnées (e-mail, adresse postale, numéro de téléphone)
• Vie personnelle / professionnelle (lorsque c’est nécessaire, notamment fonction, nom de société)
• Données bancaires si nécessaire
Données techniques
(Selon le cas d’usage)
• Données d’identification (adresse IP)
• Données de connexion (Logs)

3. Finalités

Selon les cas, La Rochelle Université traite vos données pour les finalités suivantes :

  • Gestion relation contractuelle (stages, apprentissage, contrat de professionnalisation)
  • Gestion annuaire de contact
  • Gestion des conventions de recherche

4. Destinataires des données – habilitation et traçabilité

La Rochelle Université s’assure que les données ne soient accessibles qu’à des destinataires internes ou externes autorisés.

Pourront notamment être destinataires de ces données à caractère personnel :

Destinataires internes Destinataires externes
• Le personnel habilité de La Rochelle Université, des services chargés de traiter la relation partenaire, des services administratifs et comptables, des services logistiques et informatiques ainsi que leurs responsables hiérarchiques • La chambre de commerce et de l’industrie,
• Les opérateurs de compétence (OPCO)

Les destinataires des données à caractère personnel des partenaires au sein de la Rochelle Université sont soumis à une obligation de confidentialité spécifique.

Par ailleurs, les données à caractère personnel pourront être communiquées à toute autorité légalement habilitée à en connaitre. Dans ce cas, la Rochelle Université n’est pas responsable des conditions dans lesquelles les personnels de ces autorités ont accès et exploitent les données.

5. Durée de conservation

La durée de conservation des données est définie par la Rochelle Université au regard des contraintes légales et contractuelles qui pèsent sur elle et à défaut en fonction de ses besoins.

Traitement concernéDurée de conservation des données collectées
Données relatives aux partenairesPendant la durée des relations contractuelles augmentée de 5 ans à des fins d’animation et de prospection, sans préjudice des obligations de conservation ou des délais de prescription
Données techniques 1 an à compter de leur collecte
Gestion de la facturation et de la comptabilité10 ans à partir de la clôture de l’exercice
Pièce justificative : bon de commande, de livraison ou de réception, facture client·e et fournisseur·se, etc.10 ans à partir de la clôture de l’exercice
Correspondance commerciale 5 ans (art. L. 110-4 code de commerce)
Contrat ou convention conclu dans le cadre d’une relation commerciale5 ans (art. L. 110-4 code de commerce)

Passé les délais fixés, les données sont soit supprimées soit conservées après avoir été anonymisées, notamment pour des raisons d’usages statistiques. Elles peuvent être conservées en cas de précontentieux et contentieux.

Il est rappelé aux partenaires que la suppression ou l’anonymisation sont des opérations irréversibles et que La Rochelle Université n’est plus, par la suite en mesure de les restaurer.

6. Vos droits

Conformément à la loi française « Informatique et Libertés » et au Règlement européen 2016/679 du 27 avril 2016 (RGPD), en vigueur au 25 mai 2018, les partenaires ont le droit de demander une copie de leurs données à caractère personnel faisant l’objet du traitement auprès de la Rochelle Université. Toutefois, en cas de demande de copie supplémentaire, La Rochelle Université pourra exiger la prise en charge financière de ce coût par les partenaires. Les partenaires ont également un droit d’effacement, de rectification.

Pour toute information ou exercice de vos droits Informatique et Libertés sur les traitements de données personnelles gérés par la Rochelle Université, vous pouvez contacter son délégué à la protection des données (DPO) par mail ou par courrier (avec copie de votre pièce d’identité en cas d’exercice de vos droits) à l’adresse suivante : A l’attention de la déléguée à la protection des données (DPO), Université de la Rochelle, Technoforum, 23 avenue Albert Einstein, BP 33060, 17031 La Rochelle

Si vous n’obtenez pas de réponses à vos requêtes dans un délai raisonnable, vous pouvez porter une réclamation auprès de l’autorité de contrôle à savoir la CNIL conformément à l’article 13 du RGPD.

7. Droit d’usage

La Rochelle Université se voit conférer par les partenaires un droit d’usage et de traitement de leurs données à caractère personnel pour les finalités exposées ci-dessus.

Toutefois, les données enrichies qui sont le fruit d’un travail de traitement et d’analyse de la Rochelle Université, autrement appelées les données enrichies, demeurent la propriété exclusive de la Rochelle Université (par exemple : statistiques, etc.)

8. Sous-traitance

La Rochelle Université informe ses partenaires qu’elle pourra faire intervenir tout sous-traitant de son choix dans le cadre du traitement de leurs données à caractère personnel.

Dans ce cas, la Rochelle Université s’assure du respect par le sous-traitant de ses obligations en vertu du RGPD.

La Rochelle Université s’engage à signer avec tous ses sous-traitants un contrat écrit et impose aux sous-traitants les mêmes obligations en matière de protection des données qu’elle-même. De plus, la Rochelle Université se réserve le droit de procéder à un audit auprès de ses sous-traitants afin de s’assurer du respect des dispositions du RGPD

9. Sécurité

Il appartient à la Rochelle Université de définir et de mettre en œuvre les mesures techniques de sécurité physique ou logique, qu’elle estime appropriées pour lutter contre la destruction, la perte, l’altération ou la divulgation non autorisée des données de manière accidentelle ou illicite.

10. Violation de données

En cas de violation de données à caractère personnel, la Rochelle Université s’engage à en notifier à la CNIL dans les conditions prescrites par le RGPD

Si ladite violation fait porter un risque élevé sur les partenaires et que les données n’ont pas été protégées, la Rochelle Université :

  • En avisera les partenaires concernés
  • Communiquera aux partenaires concernés les informations et recommandations nécessaires.

Les partenaires concernés par le traitement de leurs données à caractère personnel sont informés de leur droit d’introduire une plainte auprès d’une autorité de contrôle, à savoir la CNIL, si ceux-ci estiment que le traitement de données à caractère personnel les concernant n’est pas conforme à la règlementation européenne de protection des données, à l’adresse suivante : CNIL – Service des plaintes, 3 Place de Fontenoy, TSA 80715 – 75334 Paris Cedex 07

11. Évolution

La présente politique peut être modifiée ou aménagée à tout moment, en cas d’évolution légale, jurisprudentielle, des décisions et recommandations de la CNIL ou des usages.

Par « Partenaires », il convient d’entendre les fournisseur·ses, et tous les autres prestataires avec lesquels La Rochelle Université est amenée à contracter pour l’exercice de son activité.