Politique de la protection des données personnelles – Lecteur·rices et utilisateur·rices des services de la BU

Que vous soyez étudiant·e, membre du personnel, une organisation extérieure ou un simple visiteur·se, La Rochelle Université est soucieuse de la protection de votre vie privée dans le respect du règlement européen (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 et de la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 modifiée.

La Rochelle Université est attentive à la protection des données personnelles de ses utilisateurs et utilisatrices. Nous pouvons ainsi être amenés à modifier, compléter ou mettre à jour la Politique de protection des données personnelles. Nous vous invitons à consulter régulièrement la dernière version en vigueur, accessible sur notre site.

1.   Informations générales

Le responsable des traitements est : La Rochelle Université Établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel, 23 Avenue Albert Einstein, BP 33060, 17031 La Rochelle France.

La présente politique ne porte que sur les traitements dont La Rochelle Université est responsable du traitement.

Le traitement de données à caractère personnel peut être géré directement par La Rochelle Université ou par le biais d’un sous-traitant spécifiquement désigné par La Rochelle Université.

Cette politique est complémentaire avec tout autre règlement et charte pouvant s’appliquer au sein de La Rochelle Université notamment le règlement intérieur de l’usage du système d’information, règlement des études etc.)

2.   Les catégories de données collectées

La Bibliothèque universitaire recueille et traite une série d’informations vous concernant pour la gestion de votre inscription en tant que lecteur·rice extérieur·e ou en tant qu’étudiant·e ou personnel de l’Université à la communauté de La Rochelle Université.

Celles-ci comprennent :

  • Identité (nom d’usage, le cas échéant le nom de naissance, prénom)
  • Civilité ;
  • Date de naissance ;
  • Adresse ;
  • Adresse mail ;
  • Numéro de téléphone fixe / mobile ;
  • Date de validité ;
  • La liste des prêts en cours, en retard, non rendus.

La Rochelle Université veille à respecter le principe de minimisation et ainsi collecter et traiter uniquement les données personnelles nécessaires au regard de la ou des finalité(s) pour laquelle ou lesquelles elles sont traitées.

3.   Base légale et finalité du traitement

La Rochelle Université collecte et traite vos données personnelles sur la base d’une mission d’intérêt public pour répondre aux finalités suivantes :

  • Gestion administrative de votre inscription à la bibliothèque universitaire ;
  • Gestion des prêts ;
  • Gestion des documents liés aux demandeur·ses d’emplois, stages, etc.
  • Analyser la réservation des salles .
  • Faire des statistiques sur la documentation électronique;

4.   Destinataires des données

Les destinataires des données à caractère personnel des lecteurs inscrits à la Bibliothèque Universitaire sont soumis à une obligation de confidentialité spécifique.  

Pourront notamment être destinataires de ces données à caractère personnel :

  • Service de la Direction du système d’information
  • Bibliothèque Universitaire
  • Direction des Études et de la Vie Universitaire
  • Agence comptable pour les cas de documents non restitués faisant l’objet d’une facturation à l’usager·ère
  • Commissariat en cas de dépôt de plainte pour vol de PC

En tout état de cause, La Rochelle Université s’engage à ne pas céder les données personnelles à des tiers non autorisés.

La Rochelle Université pourra toutefois être amenée à devoir communiquer les données personnelles pour se conformer à une obligation légale, à la demande d’une autorité administrative ou judiciaire qui en ferait la demande ou pour l’exercice d’un intérêt légitime comme la défense de ses droits.

Les données personnelles ne sont pas transférées en dehors de l’UE.

5.   Durée de conservation des données

Vos données personnelles sont conservées pendant la durée nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées et pendant la durée de conservation minimale prévue par la législation.

Les données sont conservées un an sauf s’il existe un retard dans le retour du prêt. Auquel cas les données seront conservées jusqu’au solde ou à l’admission en non-valeur.

ActivitésDurée de conservation
Pour les inscriptions lecteur·rice de l’Université (étudiant·es) Conservation sur l’année universitaire
Pour les inscriptions lecteur·rices extérieur·esConservation sur l’année universitaire pour les étudiant·es ou de date à date pour les extérieur·es
Pour les inscription du personnel de l'UniversitéSuppression manuelle
Concernant les prêts Suppression lors de la restitution. Pour les prêts en retard ou non rendus jusqu’au solde ou jusqu’à l’admission en non-valeur
Pour les comptes temporairesDestruction du document papier au bout d’un an

À l’issue de cette période de conservation, les données personnelles seront détruites.

6.   Sécurité

Il appartient à La Rochelle Université de définir et de mettre en œuvre les mesures techniques de sécurité physique ou logique, qu’elle estime appropriées pour lutter contre la destruction, la perte, l’altération ou la divulgation non autorisée des données de manière accidentelle ou illicite.

En cas de sous-traitance d’une partie ou de la totalité d’un traitement de données à caractère personnel, la Rochelle Université s’engage à imposer contractuellement à ses sous-traitants des garanties de sécurité par le biais de mesures techniques de protection de ces données et les moyens humains appropriés.

7.   Vos droits relatifs au traitement de vos données personnelles

Conformément à la réglementation en vigueur, Vous disposez d’un droit d’accéder à vos données personnelles, de les rectifier, de vous opposer à leur traitement ou d’en obtenir la limitation, l’effacement ou leur portabilité dans la mesure où cela est applicable.

Selon les traitements, vous bénéficiez des droits suivants:

  • Droit d’opposition: vous disposez du droit de vous opposer à tout moment au traitement de vos données personnelles ;
  • Droit d’accès : vous avez le droit d’obtenir les informations que la Rochelle Université détient sur vous.
  • Droit de rectification : vous avez le droit d’obtenir la rectification d’informations inexactes ou incomplètes vous concernant.
  • Droit à l’effacement ou droit à l’oubli : vous avez le droit d’obtenir l’effacement par La Rochelle Université de vos données personnelles lorsque l’un des motifs suivants s’applique:

>Les données ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées;

> Vous vous opposez au traitement de vos données personnelles et il n’existe pas de motif légitime impérieux pour le traitement;

> Les données font l’objet d’un traitement illicite;

> Les données doivent être effacées pour respecter une obligation légale.

Pour toute information ou exercice de vos droits Informatique et Libertés sur les traitements de données personnelles gérés par la Rochelle Université, vous pouvez contacter son délégué à la protection des données (DPO) par mail ou par courrier (avec copie de votre pièce d’identité en cas d’exercice de vos droits) à l’adresse suivante : A l’attention de la déléguée à la protection des données (DPO), Université de la Rochelle, Technoforum, 23 avenue Albert Einstein, BP 33060, 17031 La Rochelle

Si vous n’obtenez pas de réponses à vos requêtes dans un délai raisonnable, vous pouvez porter une réclamation auprès de l’autorité de contrôle à savoir la CNIL conformément à l’article 13 du RGPD.

8.   Droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL

Les étudiant·es ou membres du personnel concerné·es par le traitement de leurs données à caractère personnel sont informés de leur droit d’introduire une plainte auprès d’une autorité de contrôle, à savoir la CNIL, si celles et ceux-ci estiment que le traitement de données à caractère personnel les concernant n’est pas conforme à la règlementation européenne de protection des données, à l’adresse suivante : CNIL – Service des plaintes, 3 Place de Fontenoy, TSA 80715 – 75334 Paris Cedex 07

9.   Évolution

La présente politique peut être modifiée ou aménagée à tout moment, en cas d’évolution légale, jurisprudentielle, des décisions et recommandations de la CNIL ou des usages.