Politique de la protection des données personnelles – Vacataires

Que vous soyez étudiant·e, membre du personnel, une organisation extérieure ou un simple visiteur·se, La Rochelle Université est soucieuse de la protection de votre vie privée dans le respect du règlement européen (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 et de la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 modifiée.

La Rochelle Université est attentive à la protection des données personnelles de ses utilisateurs et utilisatrices. Nous pouvons ainsi être amenés à modifier, compléter ou mettre à jour la Politique de protection des données personnelles. Nous vous invitons à consulter régulièrement la dernière version en vigueur, accessible sur notre site.

1. Identité et coordonnées du Responsable de traitement

Le responsable des traitements est : La Rochelle Université Établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel, 23 Avenue Albert Einstein, BP 33060, 17031 La Rochelle France.

La présente politique ne porte que sur les traitements dont La Rochelle Université est responsable du traitement.

Le traitement de données à caractère personnel peut être géré directement par La Rochelle Université ou par le biais d’un sous-traitant spécifiquement désigné par La Rochelle Université.

Cette politique est complémentaire avec tout autre règlement et charte pouvant s’appliquer au sein de La Rochelle Université notamment le règlement intérieur de l’usage du système d’information, règlement des études etc.)

2. Catégories de données personnelles

Sur la base d’une obligation légale, la Rochelle Université collecte et traite vos données personnelles pour répondre à la finalité suivante : Gestion administrative des vacataires et gestion de la rémunération des heures de vacation.

La Rochelle Université est susceptible selon le profil du vacataire, de collecter et traiter tout ou partie des données personnelles suivantes :

Dossier administratif :

  • Nom de naissance et prénom ;
  • Adresse physique et adresse électronique
  • Numéro de téléphone
  • Le RIB ;
  • Justificatif d’immatriculation à la sécurité Sociale ;
  • Copie de la pièce d’identité
  • Titre de séjour valide avec autorisation de travail en France pour les étudiant·es étranger·ères, de nationalité hors UE et EEE ;
  • CV, et lettre de motivation ;
  • Dernier diplôme obtenu
  • Les dates de disponibilités, le cas échéant ;

Pièces justificatives du statut principal du vacataire :

  • La copie du dernier contrat de travail pour les salarié·es du privé et les contractuel·les
  • La copie du dernier bulletin de salaire
  • L’attestation de l’employeur·se principal·e pour un·e contractuel·le du secteur public et le ou salarié·e du privée.
  • L’autorisation du ou de la directrice de thèse pour les étudiant·es
  • L’autorisation de cumul pour les fonctionnaires titulaires.
  • La copie du dernier arrêté de promotion ou d’affectation pour les fonctionnaires
  • L’arrêté de détachement ou de mise en disponibilité pour les fonctionnaires, si tel est le cas
  • Copie du dernier avis d’imposition CET ou attestation d’inscription à un registre professionnel ainsi que les 3 derniers avis d’imposition sur les revenus, pour les personnes dites indépendantes ou profession libérale, auto entrepreneur etc.
  • Justificatif de pension de retraite pour un·e retraité·e.
  • Certificat d’inscription à l’Université pour un·e étudiant·e.

Informations pédagogiques

  • Nature des vacations ;
  • Nombre d’heures ;
  • Dates d’intervention ;

La Rochelle Université veille à respecter le principe de minimisation et ainsi collecter et traiter uniquement les données personnelles nécessaires au regard de la ou des finalité(s) pour laquelle ou lesquelles elles sont traitées.

3. Destinataires des données

Les destinataires des données à caractère personnel des étudiants vacataires au sein de l’Université sont soumis à une obligation de confidentialité spécifique.

La Rochelle Université décide quel destinataire pourra avoir accès à quelle donnée selon une politique d’habilitation définie.

Pourront notamment être destinataires de ces données à caractère personnel : le service de gestion du personnel, DSI, service financier, service généraux, contrôleurs de gestion ;

En tout état de cause, La Rochelle Université s’engage à ne pas céder les données personnelles à des tiers non autorisés.

La Rochelle Université pourra toutefois être amenée à devoir communiquer les données personnelles pour se conformer à une obligation légale, à la demande d’une autorité administrative ou judiciaire qui en ferait la demande ou pour l’exercice d’un intérêt légitime comme la défense de ses droits.

Les données personnelles ne sont pas transférées en dehors de l’UE.

4. Durée de conservation des données

Les données sont conservées le temps de la période d’emploi de la personne concernée (sauf dispositions législatives ou réglementaires contraires)

A l’issue de cette période de conservation, les données personnelles seront détruites.

Les données personnelles peuvent être archivées au-delà de la période de conservation décrite ci-dessus dans le but de répondre à une obligation légale de conservation, pour faire valoir un droit en justice

5. Sécurité

Il appartient à La Rochelle Université de définir et de mettre en œuvre les mesures techniques de sécurité physique ou logique, qu’elle estime appropriées pour lutter contre la destruction, la perte, l’altération ou la divulgation non autorisée des données de manière accidentelle ou illicite.

En cas de sous-traitance d’une partie ou de la totalité d’un traitement de données à caractère personnel, la Rochelle Université s’engage à imposer contractuellement à ses sous-traitants des garanties de sécurité par le biais de mesures techniques de protection de ces données et les moyens humains appropriés.

6. Vos droits relatifs au traitement de vos données personnelles

Conformément à la réglementation en vigueur, Vous disposez d’un droit d’accéder à vos données personnelles, de les rectifier, de vous opposer à leur traitement ou d’en obtenir la limitation, l’effacement ou leur portabilité dans la mesure où cela est applicable.

Selon les traitements, vous bénéficiez des droits suivants:

  • Droit d’opposition: vous disposez du droit de vous opposer à tout moment au traitement de vos données personnelles ;
  • Droit d’accès: vous avez le droit d’obtenir les informations que la Rochelle Université détient sur vous.
  • Droit de rectification : vous avez le droit d’obtenir la rectification d’informations inexactes ou incomplètes vous concernant.
  • Droit à l’effacement ou droit à l’oubli : vous avez le droit d’obtenir l’effacement par La Rochelle Université de vos données personnelles lorsque l’un des motifs suivants s’applique:

> Les données ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées;

> Vous vous opposez au traitement de vos données personnelles et il n’existe pas de motif légitime impérieux pour le traitement;

> Les données font l’objet d’un traitement illicite;

> Les données doivent être effacées pour respecter une obligation légale.

  • Droit à la portabilité: vous avez le droit d’obtenir les données personnelles que vous avez fournies à La Rochelle Université dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par une machine pour que vous puissiez les transmettre à un autre responsable de traitement.

Ce droit est applicable lorsque le traitement est fondé sur votre consentement ou sur l’exécution d’un contrat, et qu’il est effectué à l’aide de procédés automatisés.

Pour toute information ou exercice de vos droits Informatique et Libertés sur les traitements de données personnelles gérés par la Rochelle Université, vous pouvez contacter son délégué à la protection des données (DPO) par mail ou par courrier (avec copie de votre pièce d’identité en cas d’exercice de vos droits) à l’adresse suivante : A l’attention de la déléguée à la protection des données (DPO), Université de la Rochelle, Technoforum, 23 avenue Albert Einstein, BP 33060, 17031 La Rochelle

Si vous n’obtenez pas de réponses à vos requêtes dans un délai raisonnable, vous pouvez porter une réclamation auprès de l’autorité de contrôle à savoir la CNIL conformément à l’article 13 du RGPD.

7.  Évolution

La présente politique peut être modifiée ou aménagée à tout moment, en cas d’évolution légale, jurisprudentielle, des décisions et recommandations de la CNIL ou des usages.